Di era digital yang serba cepat ini, sistem HRIS adalah solusi teknologi yang semakin banyak digunakan oleh perusahaan untuk menyederhanakan pengelolaan sumber daya manusia. Mulai dari pengelolaan data karyawan hingga penggajian, HRIS menghadirkan efisiensi dan akurasi yang tidak bisa dicapai dengan sistem manual. Bagi perusahaan yang ingin tetap kompetitif dan adaptif terhadap perubahan, sistem ini bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.
Melalui artikel ini, Info Jateng Pos akan mengajak kamu mengenal lebih dalam mengenai apa itu HRIS, fitur-fitur utamanya, manfaatnya bagi perusahaan, serta bagaimana sistem ini bisa mempermudah proses pembuatan lamaran kerja. Kamu juga akan menemukan rekomendasi software HRIS terbaik seperti GajiHub dan tips membuat surat lamaran kerja yang efektif di era digital.
Apa Itu Sistem HRIS?
Sistem HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, yaitu sebuah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai proses yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Dengan menggunakan HRIS, perusahaan dapat menyimpan dan mengatur informasi karyawan secara lebih terstruktur dan efisien dalam satu platform terpusat.
Fungsi utama dari sistem HRIS mencakup pengelolaan data pribadi karyawan, penggajian, cuti, absensi, hingga pelatihan dan pengembangan karier. Sistem ini juga sering diintegrasikan dengan sistem manajemen performa dan rekrutmen untuk mendukung proses kerja HR secara keseluruhan. Teknologi manajemen SDM digital seperti ini tidak hanya membantu HR, tetapi juga memberi kemudahan akses bagi karyawan untuk melihat informasi mereka sendiri.
Tujuan utama dari penerapan HRIS di perusahaan adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan administratif, dan menyediakan data yang akurat sebagai dasar pengambilan keputusan strategis. Dengan HRIS, perusahaan dapat lebih fokus pada pengembangan talenta dan peningkatan produktivitas, daripada tenggelam dalam tumpukan dokumen dan proses manual.
Fitur Utama dalam Sistem HRIS
Sebelum kamu memutuskan untuk menggunakan sistem HRIS di perusahaan, penting untuk memahami fitur-fitur utama yang biasanya ditawarkan. Fitur ini menjadi tulang punggung dalam manajemen SDM digital dan menentukan sejauh mana sistem bisa memberikan manfaat.
1. Manajemen data karyawan
Fitur ini memungkinkan perusahaan menyimpan informasi penting seperti biodata, riwayat pekerjaan, riwayat pendidikan, hingga kontrak kerja dalam satu tempat. Dengan sistem ini, kamu tidak perlu lagi mencari data di tumpukan dokumen karena semuanya sudah terdigitalisasi dan mudah dicari.
2. Sistem absensi dan kehadiran
Melalui fitur absensi digital, HRIS dapat mencatat waktu masuk dan keluar karyawan secara otomatis, termasuk cuti dan lembur. Hal ini tidak hanya mempermudah pelacakan kehadiran, tetapi juga membantu menyusun laporan kehadiran yang akurat dan real time.
3. Penggajian dan tunjangan (Payroll)
Penghitungan gaji kini tidak perlu dilakukan secara manual. Sistem HRIS dapat mengotomatisasi proses penggajian berdasarkan data kehadiran, tunjangan, dan potongan pajak. Beberapa software juga mendukung pengiriman slip gaji digital langsung ke karyawan.
4. Pengelolaan cuti dan izin
Karyawan bisa mengajukan cuti secara online melalui sistem, dan atasan bisa langsung menyetujui atau menolaknya. Semua proses terekam dalam sistem sehingga tidak ada lagi data yang tercecer atau terlewat.
5. Rekrutmen dan onboarding karyawan baru
Beberapa HRIS menyediakan modul rekrutmen yang memungkinkan proses seleksi dilakukan secara digital, dari pemasangan lowongan hingga penilaian kandidat. Setelah diterima, proses onboarding karyawan baru pun dapat dilakukan secara otomatis melalui sistem.
Penilaian dan pengembangan kinerja
Fitur ini membantu perusahaan dalam mengukur performa karyawan secara berkala. Penilaian bisa dikaitkan dengan target, KPI, dan feedback, yang semuanya bisa dianalisis secara menyeluruh untuk mendukung keputusan promosi atau pelatihan.
Manfaat Sistem HRIS untuk Perusahaan
Menggunakan sistem HRIS tidak hanya berdampak pada efisiensi operasional, tetapi juga memberikan nilai strategis bagi perusahaan. Dengan sistem yang terintegrasi, proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat.
Pertama, efisiensi operasional meningkat karena semua proses HR berjalan otomatis dan minim intervensi manual. Hal ini menghemat waktu HR untuk fokus pada strategi pengembangan SDM. Kedua, perusahaan dapat memperoleh data yang lebih akurat dan real-time, sehingga keputusan berbasis data dapat diambil dengan cepat dan tepat.
Selain itu, HRIS juga berkontribusi dalam meningkatkan pengalaman karyawan, karena karyawan bisa lebih mandiri dalam mengakses informasi seperti slip gaji, cuti, dan jadwal kerja. Karyawan merasa lebih terlibat dan dihargai. Di sisi lain, manajemen juga mendapatkan insight yang jelas terkait performa dan kebutuhan pelatihan karyawan.
Tak kalah penting, sistem ini juga memperkuat pengambilan keputusan strategis HR. Dengan data yang terdokumentasi rapi dan bisa dianalisis, perusahaan bisa merancang strategi talent management, retensi karyawan, hingga perencanaan suksesi dengan lebih terarah.
Contoh Software HRIS di Indonesia
Saat ini, ada berbagai pilihan software HRIS di Indonesia yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan skala perusahaan. Beberapa di antaranya bahkan dikembangkan oleh perusahaan lokal yang memahami karakteristik dan kebutuhan pasar tenaga kerja di Indonesia.
1. GajiHub
GajiHub adalah salah satu software HRIS lokal yang mengusung konsep kemudahan penggunaan dan efisiensi. Dengan tampilan antarmuka yang sederhana namun fungsional, GajiHub cocok digunakan oleh perusahaan kecil hingga menengah yang ingin mengelola HR secara digital. Fitur-fiturnya mencakup penggajian otomatis, absensi online, pengelolaan data karyawan, dan pelaporan BPJS serta pajak.
2. Mekari Talenta
Software ini cukup dikenal di kalangan profesional HR karena menyediakan solusi menyeluruh untuk manajemen SDM. Talenta mendukung berbagai kebutuhan seperti pengelolaan shift kerja, klaim reimburse, penilaian performa, dan integrasi API dengan sistem lain. Cocok untuk perusahaan yang ingin sistem HRIS dengan skalabilitas tinggi.
3. HashMicro
Berbasis cloud dan menawarkan fitur yang terintegrasi dengan sistem ERP lainnya, HashMicro menjadi pilihan ideal bagi perusahaan besar atau yang bergerak di banyak bidang. Sistemnya mendukung otomatisasi HR secara menyeluruh, dari rekrutmen hingga pelatihan karyawan.
4. LinovHR
Software ini menawarkan dua versi, yaitu cloud dan on-premise, sehingga fleksibel untuk berbagai jenis bisnis. LinovHR unggul dalam modul pelatihan dan pengembangan SDM serta pelaporan analitik HR yang mendalam. Sangat bermanfaat untuk perusahaan yang mengutamakan pertumbuhan karyawan.
Sistem HRIS dan Kemudahan dalam Proses Lamaran Kerja
Dalam proses rekrutmen modern, sistem HRIS menjadi alat yang sangat berguna, baik untuk perusahaan maupun pelamar. Banyak perusahaan kini menggunakan HRIS untuk mengelola lowongan kerja, menerima lamaran, dan menyaring kandidat secara otomatis.
Sebagai pelamar kerja, kamu akan merasakan manfaat ketika perusahaan menggunakan sistem seperti GajiHub, karena semua proses dilakukan secara digital. Kamu bisa mengunggah CV, surat lamaran kerja, dan dokumen lain melalui satu portal tanpa perlu membawa dokumen fisik. Beberapa sistem bahkan menyediakan form pengisian data yang langsung terhubung ke database HR, sehingga mempercepat proses seleksi.
Integrasi ini mempermudah pelamar dalam menjaga kerapihan dokumen dan memastikan bahwa semua informasi sudah tersimpan dengan baik. Selain itu, HR juga bisa memantau dan menilai berkas secara lebih objektif dan efisien. Proses rekrutmen menjadi lebih transparan, cepat, dan terstruktur dengan baik.
